PDF mit Passwort versehen: So schützen Sie den Zugriff, ohne die Kontrolle zu verlieren

Eine Wertetabelle, ein Budget oder ein Registrierungsformular müssen an jemanden gelangen, aber Sie möchten, dass die Datei nicht für jeden geöffnet wird, der den Anhang findet. Ein Eröffnungspasswort kann eine nützliche Barriere sein. Es ist einfach nicht angemessen, es als Komplettlösung für alle Sharing-Risiken zu betrachten.

Dateikennwort und Nutzungsberechtigung sind nicht dasselbe

PDFs können über einen Öffnungsschutz sowie Bearbeitungs-, Druck- oder Kopierbeschränkungen verfügen. Der erste verhindert den Zugriff auf Inhalte ohne die richtigen Anmeldeinformationen; Die anderen hängen von der Unterstützung und dem Verhalten des PDF-Readers ab. Priorisieren Sie bei vertraulichen Informationen ein sicheres Öffnungskennwort und Zugriffskontrollen für den Kanal, über den die Datei gesendet wird.

Bei der VerwendungPDF schützen, wählen Sie ein langes und eindeutiges Passwort. Geburtsdaten, Telefonnummern oder leicht zu erratende Wörter sind keine gute Wahl. Ein zufälliger Satz mit mehreren nicht zusammenhängenden Wörtern ist oft leichter zu merken als eine kurze, scheinbar komplizierte Sequenz.

Auch die Versandart spielt eine Rolle

Das Senden der PDF-Datei und des Passworts in derselben Nachricht verringert den Schutz, wenn jemand anderes auf diesen Kanal zugreift. Geben Sie die Anmeldedaten nach Möglichkeit auf andere Weise weiter und bestätigen Sie, wer der Empfänger ist. Befolgen Sie in Unternehmen die internen Richtlinien zum Austausch von Dateien und zum Speichern von Passwörtern.

Öffnen Sie das geschützte PDF vor dem Senden erneut in einem anderen Reader. Können Sie mit dem geschriebenen Passwort darauf zugreifen? Wenn ein Tool nur die Bearbeitung blockiert, Ihnen aber das Öffnen ohne Passwort ermöglicht, ist das Ergebnis möglicherweise nicht das, was Sie beabsichtigt haben.

Behalten Sie eine überschaubare Kopie

Das Vergessen des Passworts kann dazu führen, dass auf das Dokument nicht mehr zugegriffen werden kann. Bewahren Sie die Originalversion an einem sicheren Ort auf oder verwenden Sie einen zuverlässigen Passwort-Manager. Vermeiden Sie die Replikation zu vieler „geschützter“ Kopien in unkontrollierten freigegebenen Ordnern.

Denken Sie daran, dass jemand, der zum Öffnen der PDF-Datei berechtigt ist, den Bildschirm fotografieren oder den Inhalt reproduzieren kann. Der Passwortschutz trägt dazu bei, gelegentliche Zugriffe zu reduzieren, beseitigt jedoch nicht die Notwendigkeit, zu prüfen, was mit wem geteilt wird.

So geben Sie Ihr Passwort weiter, ohne den Schutz aufzuheben

Das Versenden der PDF-Datei und des Passworts in derselben E-Mail bietet kaum eine Trennung zwischen den beiden Informationen. Kombinieren Sie in sensiblen Dateien einen anderen Kanal, um den Code zu melden, insbesondere wenn das Dokument persönliche, finanzielle oder geschäftliche Daten enthält. Das Passwort muss ausreichend schwer zu erraten sein und darf weder den Namen noch das Geburtsdatum des Empfängers enthalten.

Es lohnt sich auch zu testen, ob beim Öffnen der Datei in einem anderen Programm tatsächlich ein Schutz angefordert wird. Einige PDF-Dateien schränken nur Vorgänge wie das Drucken und Bearbeiten ein, was sich von der Anforderung eines Passworts zum Lesen unterscheidet. Wenn das Dokument digital signiert oder ausgefüllt werden soll, überprüfen Sie zunächst den Ablauf: Bestimmte Einschränkungen können einen legitimen Schritt verhindern. Notieren Sie sich an einem sicheren Ort, welche Version hochgeladen wurde und welche Berechtigungen konfiguriert wurden.