PDF naar Word: wat u moet controleren voordat u een contract of rapport bewerkt

U heeft een pdf ontvangen en moet twee zinnen wijzigen. Het lijkt een kleine taak, maar het bestand is gemaakt om voltooide pagina's te tonen, niet om te onthullen hoe elke paragraaf is samengesteld. Converteren naar Word kan typen besparen, zolang u geen perfecte kopie van de lay-out verwacht.

Doe eerst een selectietest

Open de PDF en probeer een regel te selecteren. Als de selectie de woorden volgt, is er waarschijnlijk bruikbare tekst. Als alleen de hele pagina zich als een foto gedraagt, kan het een scan zijn. In dit geval is OCR vereist om bewerkbare tekst te genereren, met een extra controlestap.

O PDF naar Wordwerkt op basis van de informatie die beschikbaar is in het bestand. Documenten met twee kolommen, tekstvakken, ongebruikelijke lettertypen en getekende tabellen vereisen vaak een gedeeltelijke reconstructie. Er is geen snelkoppeling die nauwkeurig kan raden welke structuur de auteur in de oorspronkelijke editor heeft gebruikt.

De tabellen verdienen een tweede lezing

Stel je een budget voor waarin de kolom ‘eenheidswaarde’ één positie naar beneden beweegt. Het document ziet er nog steeds professioneel uit, maar de cijfers beginnen iets anders voor te stellen. Vergelijk kopteksten, optellingen, datums en pagina's met financiële informatie rechtstreeks met de bron-PDF.

Pagina-einden veranderen ook. Een vervangen lettertype zorgt ervoor dat alinea's groter worden, en een handtekening kan alleen op de volgende pagina terechtkomen. Pas eerst de stijlen en tabellen aan; Voer pas daarna de paginering uit.

Gebruik conversie niet om een ​​ondertekend document te wijzigen

Als de PDF een digitale handtekening bevat, is het geëxporteerde Word een nieuw document en behoudt het niet automatisch de geldigheid van de vorige handtekening. Bewaar het originele bestand als bewijs van de versie die u heeft ontvangen. Breng alleen wijzigingen aan als u daarvoor toestemming heeft en zorg, indien nodig, voor een nieuwe handtekening op het definitieve document.

Als u klaar bent, slaat u de bewerkbare versie op en exporteert u deze opnieuw naar PDF. Vergelijk het laatste exemplaar met het voorstel dat u wilde aanleveren. Een goede conversie is er een die werk bespaart zonder inhoudelijke fouten te verbergen.

Een geconverteerd contract verdient een vergelijking per regel

Wanneer het ontvangen bestand genummerde clausules, tabellen of bijlagen bevat, kan de conversie inspringingen en spaties wijzigen die alleen visueel leken. Een verplaatste paragraaf of een tabel die gescheiden is van de titel kan het begrip belemmeren. Houd vóór het bewerken twee vensters open: originele PDF aan de ene kant, geconverteerd Word-document aan de andere kant. Doorloop elke sectie en markeer de secties die handmatige tussenkomst vereisen.

Als het uw doel is om de inhoud als sjabloon te hergebruiken, is het de moeite waard om geschikte alineastijlen in Word te maken in plaats van te proberen elke onderbreking in de PDF te imiteren. Dit maakt toekomstige bewerkingen eenvoudiger. In documenten die worden ondertekend, moet elke tekstwijziging worden behandeld als een nieuwe versie; Documenteer wijzigingen en volg het relevante goedkeuringsproces.