Ratakan PDF: mengapa komentar dan kolom dapat berubah saat mencetak

Anda mengisi formulir di komputer Anda, menyimpan file dan mengirimkannya untuk dicetak. Pada lembar tersebut, beberapa jawaban dibiarkan kosong. Masalahnya mungkin terletak pada cara program menafsirkan bidang dan lapisan, dan di sinilah perataan muncul.

Apa yang dimaksud dengan meratakan suatu dokumen

Ratakan, ataumeratakan, berarti memasukkan elemen visual tertentu ke dalam konten halaman. Alih-alih mengandalkan bidang yang bisa diisi yang perlu ditafsirkan oleh pembaca berikutnya, teks menjadi bagian dari presentasi akhir. AlatnyaRatakan PDFberguna untuk membuat salinan yang dimaksudkan untuk dibaca dan dicetak.

Ada konsekuensinya: kolom yang sebelumnya dapat diubah mungkin tidak dapat diedit lagi. Komentar, anotasi, dan lapisan juga dapat mengubah perilakunya. Buat versi file terpisah, dengan nama yang jelas, dan pertahankan versi interaktif untuk koreksi di masa mendatang.

Pencetakan membutuhkan lebih dari sekedar penampilan

Setelah rata, lakukan test print atau periksa preview yang dapat diandalkan. Periksa kotak centang, tanda tangan yang disisipkan sebagai gambar, tanggal, dan batas tabel. Dokumen yang sangat kompleks dapat menimbulkan perbedaan antar program, bahkan setelah pengoperasian.

Tanda tangan digital kriptografi memerlukan perhatian khusus. Memodifikasi struktur PDF dapat membatalkan pemindaian Anda. Jika terdapat tanda tangan bersertifikat, jangan menganggap perataan sebagai prosedur netral: simpanlah tanda tangan asli dan ikuti alur pengiriman resmi.

Dalam situasi apa yang harus dihindari

Jika penerima masih perlu mengisi kolom atau menambahkan informasi, kirimkan versi yang dapat diedit. Perataan adalah langkah distribusi terakhir, dipilih karena Anda tahu apa yang perlu dilakukan orang lain terhadap dokumen tersebut.

Uji bidang yang paling rumit

Formulir dapat menggunakan kotak centang, bidang tanggal, opsi yang saling eksklusif, dan tanda tangan yang dimasukkan secara visual. Lihat setidaknya satu contoh dari setiap jenis setelah diratakan. Bidang yang tampak terisi di layar mungkin tidak terekam seperti yang Anda bayangkan; Pada sistem yang berbeda, hasilnya mungkin berbeda. Tes pada pembaca lain mengungkapkan perbedaannya sebelum mencapai percetakan atau lembaga penerima.

Alasan yang sama juga berlaku untuk uang kertas dan prangko. Jika hanya untuk tinjauan internal, pertimbangkan untuk menghapus elemen-elemen ini dari salinan publik. Jika dokumen tersebut perlu menjadi bagian dari dokumen akhir, periksa posisi dan keterbacaannya. Operasi perataan berguna saat mengakhiri alur pengeditan; Jika diterapkan terlalu dini, hal ini dapat mengubah perbaikan sederhana menjadi pengerjaan ulang manual.