PDF terlalu besar? Caranya membagi berdasarkan bab, pokok bahasan atau lampiran

Laporan setebal delapan puluh halaman tiba dalam keadaan utuh, tetapi tim hanya membutuhkan bab keuangan. Meneruskan file lengkap memaksa semua orang untuk mencari informasi dan bahkan mungkin mengekspos konten yang tidak diperlukan. Memisahkan berdasarkan subjek menyelesaikan kedua masalah tersebut, selama rentang halaman dipilih dengan cermat.

Penomoran cetak dan penomoran pembaca adalah hal yang berbeda

Detail ini menyebabkan lebih banyak kesalahan daripada yang terlihat. Suatu dokumen dapat memiliki sampul, indeks, dan halaman awal tanpa nomor. Halaman bertanda “10” di footer mungkin merupakan halaman ketigabelas dalam file. Sebelum membagi, cari tahu bilangan ituPembaca PDFtunjukkan, karena alat inilah yang biasanya digunakan.

Perhatikan di mana setiap bagian dimulai dan diakhiri. Daftar isi dapat membantu, namun periksa halaman secara visual: jika lampiran telah dipindai atau disertakan, daftar isi mungkin sudah ketinggalan zaman. Dalam dokumen dengan tabel, hindari memotong keterangan atau catatan penjelasan dari halaman berikutnya.

Pilih kriteria yang masuk akal di luar komputer Anda

Untuk mendistribusikan pelatihan, membagi berdasarkan modul berfungsi lebih baik daripada membuat file sepuluh halaman sembarangan. Untuk lampiran pada suatu proses, pertimbangkan untuk menjaga setiap dokumen tetap lengkap. Buku digital dengan banyak bab dapat dipisahkan menjadi blok-blok yang lebih besar untuk menghindari lusinan unduhan.

Di dalam alatPisahkan PDF, pilih file dan konfigurasikan rentang yang tersedia. Beri nama keluaran dengan tema dan, bila perlu, dengan nomor urut. Hindari nama seperti “final-part-v3-new”, yang menjadi mustahil diidentifikasi setelah beberapa revisi.

Konfirmasikan kontinuitas

Buka halaman terakhir bagian pertama dan halaman pertama bagian berikutnya. Tidak ada informasi yang bisa muncul di antara keduanya. Bandingkan jumlah halaman dari file terpisah dengan jumlah asli dan periksa apakah tidak ada tumpang tindih yang tidak diinginkan.

Jika tujuan hanya mengizinkan satu lampiran, pemisahan mungkin bukan solusi terbaik; mungkin diperlukankompres PDFatau hapus halaman yang tidak diperlukan. Lakukan ini tentang salinan. Dokumen asli menjadi referensi jika ada yang mempertanyakan apakah ada halaman yang hilang.

Bagaimana cara mengirimkan suku cadang tanpa membingungkan penerimanya

Membagi buku kerja 180 halaman menjadi enam file hanya membantu jika namanya memperjelas konten. Lebih suka sesuatu seperti “01-introducao”, “02-exercicios” dan “03-answer” daripada nama otomatis seperti “part-1-final”. Jika materi memiliki ringkasan tercetak, catat dari halaman asli mana setiap kutipan berasal; halaman 12 dari PDF baru mungkin adalah halaman 68 dari dokumen sebelumnya.

File dengan kontrak dan kuitansi layak dipisahkan secara logis. Tanda terima yang terisolasi, tanpa halaman yang mengidentifikasi operasinya, mungkin kehilangan konteks. Jika terdapat tanda tangan atau sertifikasi digital, divisi tersebut dapat mengubah integritas dokumen yang dapat diverifikasi: selalu simpan seluruh file dan konsultasikan dengan persyaratan lembaga penerima. Untuk penggunaan pribadi atau studi, divisi ini menghadirkan kepraktisan; Untuk presentasi formal, ada baiknya memeriksa aturannya terlebih dahulu.