Excel do pliku PDF: Jak zapobiec obcięciu tabeli podczas drukowania

Arkusz kalkulacyjny wygląda świetnie na ekranie, ale podgląd wydruku pokazuje ostatnią kolumnę na osobnym arkuszu. To ten rodzaj szczegółów, który zamienia czytelny raport w trzy strony, które trudno porównać. Korekta rozpoczyna się w arkuszu kalkulacyjnym, przed przyciskiem eksportu.

Zdefiniuj, co naprawdę musi się pojawić

Nie wszystkie karty muszą przechodzić do pliku PDF. Być może odbiorca potrzebuje jedynie podsumowania miesięcznego, bez formuł pomocniczych, kolumn pomocniczych i danych pośrednich. Jeśli konieczne jest ukrycie informacji, wykonaj kopię arkusza kalkulacyjnego i zachowaj oryginalne źródło.

Następnie dostosuj orientację. Tabele z wieloma kolumnami są zwykle bardziej czytelne w orientacji poziomej; Długie, wąskie paski sprawdzą się w portretach. Zmniejszenie wszystkiego, aby zmieściło się na jednej stronie, wydaje się praktyczne, ale może spowodować powstanie mikroskopijnego tekstu.

Wzory, formaty i wykresy wymagają uwagi

O Excela do PDFumożliwia wygenerowanie dokumentu z arkusza kalkulacyjnego. W uproszczonych konwersjach wykonywanych w przeglądarce zapisane wartości można wyeksportować bez konieczności ponownego przeliczania formuł lub odzyskiwania wszystkich grafik i stylów. Dlatego zanim zaczniesz, zapisz i przelicz XLSX w edytorze.

Sprawdź separatory dziesiętne, symbole walut, sumy i daty. Kolumna z liczbami wyrównanymi do lewej może oznaczać dane traktowane jako tekst. Nie musi to koniecznie uniemożliwiać odczytania pliku PDF, ale może sygnalizować wcześniejsze problemy w arkuszu kalkulacyjnym.

Przystąp do testu czytania, a nie tylko testu wstępnego

Otwórz pierwszą i ostatnią stronę pliku PDF. Czy są napisy? Czy nazwy kolumn nadal śledzą wartości? Czy są jakieś bloki za daleko od tytułu? Jeśli plik będzie drukowany, zwróć uwagę na marginesy i przerwy.

Gdy wierność musi być dokładna, użyj obszaru drukowania i eksportu edytora arkuszy kalkulacyjnych. Konwerter przeglądarki jest najbardziej przydatny w przypadku prostych tabel. Ważną rzeczą jest dostarczenie liczb, które mają sens poza ekranem, na którym zostały zmontowane.

Sekret zwykle kryje się w obszarze drukowania

Utworzono arkusz kontrolny z kolumnami pomocniczymi poza tabelą główną. Podczas eksportowania wszystkiego plik PDF zawiera puste strony lub fragmenty, których nie należy wysyłać. Przed konwersją zdefiniuj obszar wydruku i sprawdź podgląd podziału strony w edytorze. Dostosowanie orientacji do poziomej może pomóc, ale upchnięcie dwudziestu kolumn na jednym arkuszu często powoduje, że czcionka jest za mała.

Jeśli dokument zawiera nagłówek tabeli, rozważ powtórzenie go na kolejnych stronach, aby każdy arkusz miał sens osobno. Arkusze finansowe wymagają także zwrócenia uwagi na skalę druku: nieczytelna wartość lub wycięta kolumna może spowodować błędną interpretację. Po wyeksportowaniu sprawdź sumy i ostatnią linię każdej strony. Stabilny plik PDF służy do rozpowszechniania informacji, a nie do ukrywania problemu z układem, który nadal występuje w arkuszu kalkulacyjnym.