Lägg lösenord på PDF: hur man skyddar åtkomst utan att tappa kontrollen

En värdetabell, en budget eller ett registreringsformulär behöver nå någon, men du föredrar att filen inte öppnas för någon som hittar bilagan. Ett öppningslösenord kan vara en användbar barriär. Det är helt enkelt inte lämpligt att behandla det som en komplett lösning på alla risker som delas.

Fillösenord och användningsbehörighet är inte samma sak

PDF-filer kan ha öppningsskydd och redigerings-, utskrifts- eller kopieringsbegränsningar. Den första förhindrar åtkomst till innehåll utan korrekt referens; de andra är beroende av stöd och beteende för PDF-läsare. För känslig information, prioritera ett starkt öppningslösenord och åtkomstkontroller för kanalen som används för att skicka filen.

Vid användningSkydda PDF, välj ett långt och unikt lösenord. Födelsedatum, telefonnummer eller ord som är lätta att gissa är dåliga val. En slumpmässig mening med flera orelaterade ord är ofta lättare att komma ihåg än en kort, till synes komplicerad sekvens.

Fraktmetoden spelar också roll

Att skicka PDF-filen och lösenordet i samma meddelande minskar skyddet om den kanalen nås av någon annan. Om möjligt, dela autentiseringsuppgifterna på annat sätt och bekräfta vem mottagaren är. På företag, följ den interna policyn för utbyte av filer och lagring av lösenord.

Innan du skickar, öppna den skyddade PDF-filen igen i en annan läsare. Kan du komma åt det med det skriftliga lösenordet? Om ett verktyg bara blockerar redigering men låter dig öppna utan lösenord, kanske resultatet inte blir som du tänkt dig.

Håll en hanterbar kopia

Att glömma lösenordet kan göra dokumentet otillgängligt. Förvara originalversionen på ett säkert ställe eller använd en pålitlig lösenordshanterare. Undvik att replikera för många "skyddade" kopior i okontrollerade delade mappar.

Kom ihåg att någon som har behörighet att öppna PDF-filen kan fotografera skärmen eller reproducera innehållet. Lösenordsskydd hjälper till att minska tillfällig åtkomst, men det eliminerar inte behovet av att utvärdera vad som delas och med vem.

Hur du delar ditt lösenord utan att upphäva skyddet

Att skicka PDF-filen och lösenordet i samma e-postmeddelande ger liten åtskillnad mellan de två informationsbitarna. I känsliga filer, kombinera en annan kanal för att rapportera koden, särskilt när dokumentet innehåller personliga, finansiella eller affärsdata. Lösenordet måste vara tillräckligt svårt att gissa och får inte upprepa mottagarens namn eller födelsedatum.

Det är också värt att testa om skydd faktiskt efterfrågas när filen öppnas i ett annat program. Vissa PDF-filer begränsar bara operationer som utskrift och redigering, vilket skiljer sig från att kräva ett lösenord för att läsa. Om dokumentet ska signeras eller fyllas i digitalt, kontrollera flödet först: vissa begränsningar kan förhindra ett legitimt steg. Notera på ett säkert ställe vilken version som laddades upp och vilka behörigheter som konfigurerats.