PDF till Word: Vad du ska granska innan du redigerar ett kontrakt eller en rapport

Du har fått en PDF och behöver ändra två meningar. Det verkar vara en liten uppgift, men filen skapades för att visa färdiga sidor, inte för att avslöja hur varje stycke satt ihop. Att konvertera till Word kan spara inskrivning, så länge du inte förväntar dig en perfekt kopia av layouten.

Gör ett urvalstest först

Öppna PDF-filen och försök välja en rad. Om urvalet följer orden finns det förmodligen användbar text. Om bara hela sidan beter sig som ett fotografi kan det vara en skanning. I det här fallet kommer OCR att krävas för att generera redigerbar text, med ett extra kontrollsteg.

O PDF till Wordfungerar utifrån den information som finns i filen. Dokument med två kolumner, textrutor, ovanliga typsnitt och ritade tabeller kräver ofta delvis rekonstruktion. Det finns ingen genväg som exakt kan gissa strukturen som författaren använde i den ursprungliga redigeraren.

Tabellerna förtjänar en andra behandling

Föreställ dig en budget där kolumnen "enhetsvärde" flyttas ned en position. Dokumentet ser fortfarande professionellt ut, men siffrorna börjar representera något annat. Jämför rubriker, summeringar, datum och sidor med finansiell information direkt med käll-PDF.

Sidbrytningar ändras också. Ett ersatt teckensnitt får stycken att växa, och en signatur kan hamna ensam på nästa sida. Justera stilarna och tabellerna först; Först därefter gör pagineringen.

Använd inte konvertering för att ändra ett signerat dokument

Om PDF-filen innehåller en digital signatur är det exporterade ordet ett nytt dokument och bevarar inte automatiskt den tidigare signaturens giltighet. Behåll originalfilen som bevis på versionen du fick. Gör ändringar endast när det är auktoriserat och, om nödvändigt, skaffa en ny signatur på slutdokumentet.

När du är klar sparar du den redigerbara versionen och exporterar den till PDF igen. Jämför det sista exemplaret med det förslag du ville leverera. Bra konvertering är en som sparar arbete utan att dölja innehållsfel.

Ett konverterat kontrakt förtjänar jämförelse rad för rad

När den mottagna filen innehåller numrerade satser, tabeller eller bilagor, kan konverteringen ändra indrag och avstånd som endast verkade vara visuella. Ett förskjutet stycke eller en tabell skild från dess titel kan försämra förståelsen. Innan du redigerar, håll två fönster öppna: original PDF på ena sidan, konverterat Word-dokument på den andra. Gå igenom varje avsnitt och markera de avsnitt som kräver manuellt ingrepp.

Om ditt mål är att återanvända innehållet som en mall, är det värt att skapa lämpliga styckestilar i Word istället för att försöka imitera varje avbrott i PDF:en. Detta gör framtida redigeringar enklare. I dokument som kommer att undertecknas måste alla textändringar behandlas som en ny version; Dokumentera ändringar och följ den relevanta godkännandeprocessen.